Eliminar los estorbos

El típico problema de siempre: usted está concentrado en su trabajo, probablemente en el punto más crítico, cuando algo o alguien le interrumpe... su jefe, un cliente, su pareja o sus hijos... Inmediatemente pierde usted su empuje y concentración, además de mucho tiempo en atender las interrupciones de otros. Tratar de volver a 'conectarse' con su trabajo de nuevo, se vuelve en un reto complicado.


¿Qué hacer y cómo evitar estas interrupciones? A continuación unos tips para lograrlo...

1. Ideas para Jefes y Gerentes:
Cierre la puerta: La famosa política empresarial de 'puertas abiertas' ya está saliendo de moda. Los gerentes de alto nivel ya trabajan diferente: si hay algo muy importante que hacer, la puerta permanece cerrada. La puerta permanece abierta cuando las interrupciones no son problema o cuando hay horas establecidas para la interacción con el resto del personal. Algunos gerentes norteamericanos solo recuestan la puerta sin cerrarla, para señalarle a los que interrumpen que están ocupados, pero dejarle ver a quienes realmente tienen algo importante que hablar, que están disponibles para ello.

Defina tiempos en que no se le puede molestar: Establezca horarios en los cuales no se le puede molestar y déjeselos claros a su personal y clientes. Permita a su secretaria manejar dichas situaciones.

Defina tiempos en que está disponible para todos: Así como definió tiempos en los que no está disponible, defina tiempos en los que si. Asegúrese de que las personas se atengan a eso tiempos y no vengan a otros. Su secretaria puede ser de gran ayuda en ello.

Buzón de quejas y sugerencias: Coloque un buzón en la entrada de su oficina, donde su personal pueda dejar una nota corta con sus inquietudes. Una vez que usted salga de su tiempo en que no se le puede interrumpir, atienda las peticiones del buzón.
Siendo sinceros...: Un gerente que se queja de que nunca logra terminar lo que hace, debería retirarse a un hotel o una cabaña en las montañas, y desarrollar allá las visiones futuras de su empresa. Un buen gerente puede dejar su empresa por dos semanas sin que existan problemas, y todas las áreas deberían funcionar de tal manera, que los mismo empleados puedan solucionar sus problemas.

2. Ideas para empleados que son interrumpidos por los Jefes:
Muchos jefes todavía piensan que los empleados tienen que dejar todo su trabajo botado cada vez que sus jefes necesitan algo de ellos. Y muchas veces le toca además al empleado esperar a que el jefe termine de hablar por teléfono o despedirse de un cliente. Esto no sólo hace que el empleado pierda tiempo, sino que el trabajo del mismo sea menos efectivo. Toda la empresa pierde.

Llévese trabajo: Mientras espera a que su jefe le atienda, llévese trabajo que pueda adelantar allí. Así usa su tiempo sabiamente.

Pre-planée: Sea proactivo y no reactivo. No espere a que su jefe le llame cuando esté desarrollando un proyecto importante. Adelántese y coordine con él una cita que sirva para ambos.

Siendo sinceros...: Revise su propio comportamiento. Pregúntese si su jefe realmente interrumpe o si usted genera desconfianza en él. Puede ser también que usted no le informa lo suficiente y su jefe tenga que venir a usted a buscar dicha información.

3. Ideas en cuanto a colegas e iguales:
Sea diplomático: Apuéstele a la comprensión mutua y la comunicación frecuente. Póngase de acuerdo con sus colegas sobre espacios en el día en el cual no quiere ser molestado, y otros en los cuales ustedes se reunirán a intercambiar información e ideas.

Dé ejemplo: No sea usted mismo alguien que interrumpe constantemente a los demás. Lo que usted quiera que le hagan, hágalo usted mismo. Sea ejemplo; arregle una cita con antelación.

Corto, claro y conciso: Si en todo caso tiene en su puerta un colega interrumpiéndole, sea corto, claro y conciso y déjele claro que en ese momento usted se encuentra muy ocupado, pero que después (diga cuando) podrá atenderlo.

Chateo previsivo: Hable con sus colegas en los momentos antes del trabajo, el almuerzo y los espacios de descanso. Muéstreles su deseo de integración y amistad. Muchas de las interrupciones por parte de colegas, no son más que una petición de integración.

Siendo sinceros...: Autovalúese de manera crítica, sobre cuánto tiempo se interrumpe a sí mismo. ¿Es usted de los que les gusta hablar? ¿Teme usted que al rechazar las interrupciones de las personas pierda su apoyo y sea relegado? ¿Tiene demasiado o muy poco trabajo y por eso se permite ser interrumpido?

4. Ideas para quienes se interrumpen a sí mismos y trabajan en oficina:
Mientras más aburrida y díficil sea una tarea, mayor será nuestra tentación a dejar de trabajar y aceptar interrupciones. Pero en algún momento tendrá que terminar dicha tarea, y entonces deberá pagar el precio: estará trabajando sobre el tiempo y bajo presión, lo cual puede afectar la calidad final de su trabajo.

Separar el área privada: Limite su deseo de charlas privadas a los espacios de descanso.

Permanecer en el sitio: Realice todas las consultas que requiera desde su oficina y evite la tentación de visitar otras dependencias aunque no sea necesario. Si lo hace caerá rápidamente en la trampa de la 'visita'.

Limitar las pausas creativas: En vez de caminar por los pasillos y hablar con otros para 'conseguir' ideas, póngase de pie y mire por la ventana, mientras masajea la parte de arriba de sus orejas. Eso ayuda a refrescar y reactivar su cerebro.

Evitar 'trancones': Evite realizar actividades de rutina, como sacar fotocopias, en los espacios en que es más concurrido por los demás. Averigüe cuándo está menos concurrido y haga un solo paquete con todo lo que tiene que copiar. O mejor aún: delegue.

Limitar las reuniones: A veces las reuniones con colegas se alargan sin sentido, pues hay que 'integrarse' y 'conocerse mejor'. Si usted es quien organiza la reunión, deje claro que la reunión se limitará al tema a discutir y que sólo se contará con el tiempo establecido. Si usted no organiza la reunión, déjele claro a sus colegas a que hora tiene que estar desocupado. En el momento de llegar esa hora, usted ya habrá advertido y podrá retirarse más fácilmente.

5. Ideas para quienes se interrumpen a sí mismos y trabajan en casa:
Bloc de ideas: Muchas veces, especialmente durante trabajos largos y agotadores, le llegan todo tipo de ideas para realizar. Tenga siempre a mano un bloc de apuntes, en el cual apunte todas esas ideas, para atenderlas después de terminar la tarea.

Cortar premios: Si está cansado, puede que suela quedarse un poco más surfeando o jugando en el computador. Use ese tipo de actividades consecuentemente sólo como premio y no como descanso mientras trabaja. 'Regálese' ese espacio para cuando haya culminado su tarea, y póngale un límite claro de tiempo. Si es necesario póngase la alarma del reloj o del computador para recordar que tiene que terminar.

El temor a 'la hoja en blanco': Usted debe redactar algo y no se le ocurre cómo iniciar. Empiece con el resto del texto. En el computador no es tan problemático y usted puede agregar después el comienzo. Recuerde: una vez que usted comience, el resto fluirá por si solo.

Saltar con impulso: Si usted se encuentra frente a una tarea que no le gusta hacer, ayúdese con preformatos desde los cuales pueda partir. Una vez que usted ha cogido impulso, basado en el preformato, le será más fácil alejarse de él y dar el salto a su tarea.

Mapas mentales: Si está estancado en cuanto a un tema, inicie con una lluvia de ideas. Apunte todo en una hoja y organícelo después en un mapa mental. Puede usar también el software gratuito Freemind.

6. Ideas en cuanto a visitantes y clientes que interrumpen:
Vaya al punto: Límitese a un saludo corto y procure no 'hacer visita', sino empiece de manera objetiva: 'En qué le puedo ayudar'.

Deje que su cuerpo hable: No le ofrezca nada de tomar a la persona. No se ponga cómodo, ni muestre con su cuerpo que se prepara para una larga charla. Manténgase completamente recto.

El truco del reloj: Desde el inicio déjele claro a la persona que usted cuenta con tiempo limitado. Diga cuánto y coloque su reloj sobre la mesa, dando a entender que se atendrá al tiempo definido.

Un valor agregado: Déjele claro a la persona que usted la valora, pero que eso no tiene nada que ver con el uso del tiempo. Formule al final de la charla una afirmación, felicitación o una palabra de ánimo.

Por favor, inmediatamente: Si hay un problema que puede ser solucionado inmediatamente, hágalo. Si no, delegue o pídale a la persona que lo resuma lo más importante por escrito, para ser atendido lo más pronto posible.

Medidas preventivas: Póngase de acuerdo con su secretaria o colegas, que le interrumpan por teléfono después de cierto tiempo, con un asunto urgente, si se trata de personas que interrumpen.

Enviar señales de finalización: Use su cuerpo y acciones para mostrar que la reunión ha llegado a su fin: cierre la agenda, siéntese hacia adelante como si se fuera a parar, mire su reloj y resuma la charla con una despedida.

El freno de emergencia: Si es necesario finalice la conversación con una expresión positiva, una palmada y algo como: 'Bueno, veo que todo está claro ahora'. Levántese inmediatamente después y muestre con ello que la conversación terminó.

Camine con el cliente: Su visitante le evaluará no tanto por cuanto tiempo ha pasado con usted, sino por la imagen final que tenga de usted. Por eso acompáñelo hasta la puerta, al ascensor o al carro. Déle la impresión que usted hace algo por él.

Planee por anticipado: Si la reunión con su visitante duró más de lo esperado, pídale cortesmente que para la próxima vez solicite una cita, para que usted tenga también más tiempo para él.


David Rondancio
Coaching, Liderazgo y Mentoreo